Datenschutz und KI mit Dr. Michael Witteler –Auskunftsersuchen als Belastungsprobe für Arbeitgeber

Datenschutzrechtliche Auskunftsersuchen nach Art.  15 DSGVO sind für Arbeitgeber längst keine Ausnahme mehr. Ob im laufenden Arbeitsverhältnis, im Bewerbungsprozess oder im Trennungskontext – die Bearbeitung bindet regelmäßig erhebliche personelle und zeitliche Ressourcen. Besonders problematisch wird es, wenn Auskunftsersuchen erkennbar nicht der Transparenz über die Datenverarbeitung dienen, sondern strategisch eingesetzt werden, etwa zur Vorbereitung von Schadensersatzforderungen.

Die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen Arbeitgeber solche Auskunftsersuchen ablehnen dürfen, war bislang rechtlich nur unzureichend geklärt. Die Praxis bewegte sich in einem engen Korridor, da die Rechtsprechung hohe Anforderungen stellte und Missbrauchseinwände nur selten durchdrangen. Mit seinem Urteil vom 19. März 2026 in der Rechtssache C‑526/24 hat der Europäische Gerichtshof diese Unsicherheit nun deutlich reduziert – und Arbeitgebern erstmals belastbare Leitlinien an die Hand gegeben.

Der entschiedene Fall: Missbrauch schon beim ersten Antrag?

Dem Urteil lag eine Konstellation zugrunde, die vielen Arbeitgebern vertraut ist. Eine betroffene Person stellte kurz nach der freiwilligen Bereitstellung personenbezogener Daten ein Auskunftsersuchen und machte anschließend Schadensersatzansprüche geltend. Das betroffene Unternehmen verweigerte die Auskunft mit der Begründung, das Ersuchen sei missbräuchlich. Zur Untermauerung verwies es unter anderem auf öffentlich zugängliche Hinweise, wonach der Antragsteller systematisch vergleichbare Anträge stelle, um anschließend finanzielle Forderungen durchzusetzen.

Das vorlegende Gericht wollte vom EuGH insbesondere wissen, ob ein solches Vorgehen bereits bei einem erstmaligen Auskunftsersuchen als „exzessiv“ im Sinne von Art.  12 Abs.  5 DSGVO qualifiziert werden kann und welche Anforderungen an den Nachweis eines Missbrauchs zu stellen sind. Gerade für Arbeitgeber ist diese Frage von zentraler Bedeutung, da missbräuchliche Auskunftsersuchen häufig nicht in Serie auftreten, sondern gezielt und punktuell eingesetzt werden.

Klarstellung durch den EuGH: Hohe Hürden, aber kein Tabu

Der EuGH bestätigt zunächst den hohen Stellenwert des Auskunftsrechts als Kernelement des Transparenzsystems der DSGVO. Zugleich stellt er jedoch klar, dass dieses Recht nicht schrankenlos gilt. Art.  12 Abs.  5 DSGVO erlaubt ausdrücklich, exzessive Anträge zurückzuweisen oder ein angemessenes Entgelt zu verlangen – und zwar auch dann, wenn es sich um ein erstes Auskunftsersuchen handelt.

Entscheidend ist nach Auffassung des Gerichtshofs eine qualitative Gesamtwürdigung der Umstände des Einzelfalls. Die bloße Tatsache, dass ein Antrag erstmalig gestellt wird, schließt seine Exzessivität nicht aus. Maßgeblich ist vielmehr, ob das Auskunftsersuchen noch dem legitimen Zweck dient, Transparenz über die Datenverarbeitung herzustellen, oder ob es diesen Zweck qualitativ überschreitet.

Für die Annahme eines Missbrauchs legt der EuGH einen zweistufigen Prüfungsmaßstab an. Erforderlich sind objektive Umstände, aus denen sich ergibt, dass das Schutzziel des Auskunftsrechts tatsächlich verfehlt wird, sowie ein subjektives Element, nämlich die Absicht, sich durch das Auskunftsersuchen einen unionsrechtlichen Vorteil – etwa einen Schadensersatzanspruch – künstlich zu verschaffen. Ein solcher Missbrauch kann insbesondere dann vorliegen, wenn das Ersuchen erkennbar nicht der Information über die Datenverarbeitung dient, sondern primär taktischen oder finanziellen Zwecken.

Für Arbeitgeber besonders relevant ist die Klarstellung, dass auch öffentlich zugängliche Informationen über das frühere Verhalten der betroffenen Person berücksichtigt werden dürfen. Hinweise auf systematische Antragstellungen mit nachfolgenden Forderungen können ein gewichtiges Indiz darstellen müssen aber stets durch weitere einzelfallbezogene Umstände ergänzt werden. Die Anforderungen an Dokumentation und Begründung bleiben hoch.

Praktische Bedeutung für Arbeitgeber: Neue Spielräume mit Augenmaß

Das Urteil eröffnet Arbeitgebern spürbare, bislang kaum nutzbare Verteidigungsmöglichkeiten. Erstmals ist höchstrichterlich anerkannt, dass auch ein einzelnes, gezielt eingesetztes Auskunftsersuchen missbräuchlich sein kann. Damit wird ein wirksames Instrument gegen strategisch motivierte Anträge geschaffen, wie sie insbesondere im arbeitsrechtlichen Kontext zunehmen.

Gleichzeitig mahnt der EuGH zur Zurückhaltung. Eine Ablehnung ist nur dann rechtmäßig, wenn der Arbeitgeber alle relevanten Umstände strukturiert prüft, sorgfältig dokumentiert und nachvollziehbar darlegt, weshalb das konkrete Auskunftsersuchen missbräuchlich ist. In Zweifelsfällen kann es strategisch sinnvoll sein, statt einer vollständigen Ablehnung zunächst von der Entgeltoption des Art. 12  Abs.5 DSGVO Gebrauch zu machen.

Für die Praxis bedeutet dies: Arbeitgeber sollten Auskunftsersuchen künftig nicht mehr ausschließlich defensiv bearbeiten, sondern frühzeitig prüfen, ob Anhaltspunkte für eine missbräuchliche Antragstellung vorliegen. Das EuGH‑Urteil liefert hierfür einen klaren rechtlichen Rahmen – vorausgesetzt, die Prüfung erfolgt konsequent, einzelfallbezogen und rechtlich sauber.