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Ihr PWWL-Redaktionsteam
In letzter Zeit erleben wir in unserer Beratungspraxis vermehrt, dass Aufsichtsbehörden Arbeitgeber anschreiben und diese darauf hinweisen, dass sie nach dem Arbeitszeitgesetz und dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet seien, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer zu erfassen. Es folgt der Hinweis, dass diese Verpflichtung auch ohne eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes gelte. Sie ergebe sich aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22721) zur Zeiterfassung.
Während sich einige Aufsichtsbehörden in ihren Schreiben sodann darauf beschränken, die Arbeitgeber dazu aufzufordern, die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes und des Arbeitsschutzgesetzes einzuhalten und sich Kontrollen vorbehalten, fordern andere Aufsichtsbehörden bei den Arbeitgebern die Arbeitszeitnachweise für eine Vielzahl von Beschäftigten an und zwar für mehrmonatige Zeiträume. Mitunter findet sich in den Schreiben auch der Hinweis, dass Verstöße gegen die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes Ordnungswidrigkeiten darstellen, die mit einem Bußgeld geahndet werden können.
Diese Schreiben von Aufsichtsbehörden führen in Unternehmen zu Verunsicherung und bedürfen einer Einordnung. Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen:
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG i.V.m. § 3 Satz 1 ArbZG sind Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Aus dem Arbeitszeitgesetz in seiner (aktuell noch) geltenden Fassung ergibt sich für Arbeitgeber somit keine Pflicht zur Aufzeichnung der gesamten werktäglichen Arbeitszeit.
Mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht sodann entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der gesamten täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Diese Verpflichtung leitete das Bundesarbeitsgericht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) her – in unionsrechtskonformer Auslegung dieser Vorschrift. Jedenfalls seit dieser Entscheidung sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, nicht nur die acht Stunden werktäglich überschreitende Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen, sondern deren gesamte werktägliche Arbeitszeit.
Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich keine Vorgaben zur Art der Zeiterfassung gemacht. Die Zeiterfassung kann daher in Papierform oder elektronisch erfolgen. Die Pflicht zur Zeiterfassung kann auch an die Arbeitnehmer delegiert werden. Von der Zeiterfassungspflicht weiterhin ausgenommen sind leitende Angestellte (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG i.V.m. § 5 Abs. 3 BetrVG).
Die Antwort lautet: Es kommt darauf an.
Ein Verstoß gegen die aus dem Arbeitszeitgesetz folgende Pflicht zur Aufzeichnung der werktäglichen Arbeitszeit, die acht Stunden überschreitet, ist gemäß § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG bußgeldbewehrt. Er kann mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 EUR geahndet werden. Adressat eines Bußgeldbescheids können das Unternehmen, die Geschäftsführung oder sonstige verantwortliche Personen sein (§§ 9, 30, 130 OWiG).
Ein Verstoß gegen die aus dem Arbeitsschutzgesetz folgende Pflicht zur Aufzeichnung der werktäglichen Arbeitszeit, die acht Stunden nicht überschreitet, ist nach überwiegender Auffassung (bislang) nicht ohne Weiteres bußgeldbewehrt. Es fehlt an einer entsprechenden gesetzlichen Bußgeldvorschrift.
Im Koalitionsvertrag wurde die „unbürokratische“ Einführung einer Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung vereinbart. Für kleine und mittlere Unternehmen sollen Übergangsregelungen geschaffen werden. Vertrauensarbeitszeit soll ohne Zeiterfassung „im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie“ möglich bleiben. Wann mit einer entsprechenden Änderung des Arbeitszeitgesetzes zu rechnen ist, und ob diese Änderung eine Ausweitung der Bußgeldtatbestände mit sich bringen wird, ist offen.
Mitte Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf aus dem Bundesarbeitsministerium bekannt, der eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung vorsah. Ausnahmen sollten nur für Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmern gelten und ansonsten lediglich in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt werden können. Dieser Referentenentwurf wurde allseits mit deutlichen Worten kritisiert – auch im Hinblick darauf, dass die Vereinbarung einer wöchentlichen statt einer werktäglichen Arbeitszeit den Tarifvertragsparteien vorbehalten sein sollte. Das Bundesarbeitsministerium ließ daraufhin verlauten, es habe sich nur um ein internes Arbeitspapier gehandelt.
Nach § 17 Abs. 2 ArbZG kann die Aufsichtsbehörde die erforderlichen Maßnahmen anordnen, die der Arbeitgeber zur Erfüllung der sich aus dem Arbeitszeitgesetz und den aufgrund dieses Gesetzes erlassenen Rechtsverordnungen ergebenden Pflichten zu treffen hat. Hierbei handelt es sich um die folgenden Maßnahmen:
Die Aufsichtsbehörde kann vom Arbeitgeber die für die Durchführung des Arbeitszeitgesetzes erforderlichen Auskünfte verlangen (§ 17 Abs. 4 Satz 1 ArbZG). Ein Auskunftsverweigerungsrecht besteht, soweit die Auskunft den Auskunftsverpflichteten oder einen Angehörigen der Gefahr strafgerichtlicher Verfolgung oder eines Ordnungswidrigkeitenverfahrens aussetzen würde (§ 17 Abs. 6 ArbZG).
Nach § 17 Abs. 4 Satz 2 ArbZG kann die Aufsichtsbehörde vom Arbeitgeber außerdem verlangen, ihr Unterlagen vorzulegen oder zur Einsicht zu übersenden, und zwar
Die Beauftragten der Aufsichtsbehörde sind zudem berechtigt, eine Arbeitsstätte während der Betriebs- und Arbeitszeit zu betreten und zu besichtigen (§ 17 Abs. 5 ArbZG). Der Arbeitgeber hat das Betreten und Besichtigen der Arbeitsstätte innerhalb dieser Zeiten zu gestatten. Außerhalb dieser Zeiten oder wenn sich die Arbeitsstätte in einer Wohnung befindet, muss der Arbeitgeber entweder mit dem Betreten und Besichtigen einverstanden sein oder es muss der Abwehr einer dringenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung dienen.
Die Aufsichtsbehörde hat wie jede andere Ordnungsbehörde ein Entschließungs- und Auswahlermessen. Sie muss ermessensfehlerfrei darüber entscheiden, ob sie einschreitet und – wenn diese Entscheidung gefallen ist – welche Maßnahmen sie ergreift.
§ 17 Abs. 4 ArbZG verlangt für ein Tätigwerden der zuständigen Aufsichtsbehörde nicht, dass konkrete Verstöße gegen die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes bereits feststehen oder zumindest ein konkreter Verdacht eines Gesetzesverstoßes gegeben ist. Eine allgemeine, ungezielte Ausforschung des Arbeitgebers und ein anlassloses Auskunftsverlangen, das nur die behördliche Aufsicht erleichtern soll, sind jedoch unzulässig. Ausreichend, aber auch erforderlich ist vielmehr, dass die Aufsichtsbehörde einen berechtigten Anlass hat zu prüfen, ob ein Arbeitgeber die Arbeitszeitvorschriften einhält. Ein solcher berechtigter Anlass kann z. B. vorliegen, wenn eine Betriebsprüfung Anhaltspunkte für Arbeitszeitverstöße gegeben hat oder wenn bei der Aufsichtsbehörde (anonyme) Hinweise auf solche Verstöße eingegangen sind (vgl. OVG Magdeburg, Beschluss vom 17. 11. 2022 – 1 L 100/20; VG Schleswig, Urteil vom 12.11.2021 – 12 A 28/29).
Voraussetzung für eine Anforderung von Arbeitszeitnachweisen ist somit, dass die Aufsichtsbehörde einen berechtigten Anlass hat zu prüfen, ob der Arbeitgeber die Arbeitszeitvorschriften einhält. Ob ein solcher berechtigter Anlass vorliegt, wenn die Anforderung der Arbeitszeitnachweise allein deshalb erfolgt, weil das Bundesarbeitsgericht vor fast vier Jahren eine Entscheidung zur Zeiterfassung getroffen hat und der Gesetzgeber seitdem untätig geblieben ist, erscheint fraglich.
Wenn der Arbeitgeber
stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 EUR geahndet werden kann (§ 22 Abs. 1 Nr. 10 ArbZG). Adressat des Bußgeldbescheids können wiederum das Unternehmen, die Geschäftsführung oder sonstige verantwortliche Personen sein (§§ 9, 30, 130 OWiG).
Voraussetzung einer Bußgeldanordnung ist allerdings, dass das Auskunftsverlangen der Aufsichtsbehörde zulässig ist und der Arbeitgeber angehört wurde. Ist bereits das Auskunftsersuchen unzulässig, weil es anlasslos erfolgt ist, kann die Nichtübermittlung von Arbeitszeitnachweisen an die Aufsichtsbehörde auch keine Ordnungswidrigkeit darstellen.
Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Zeiterfassung kann manuell oder elektronisch erfolgen. Leitende Angestellte sind von der Zeiterfassungspflicht weiterhin ausgenommen.
Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit kann (derzeit) nicht ohne Weiteres als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Es fehlt an einer gesetzlichen Grundlage. Gesetzlich bußgeldbewehrt sind (bisher) lediglich Verstöße gegen die Pflicht zur Aufzeichnung der werktäglichen Arbeitszeit, die acht Stunden überschreitet.
Arbeitgeber sollten Schreiben von Aufsichtsbehörden, mit denen sie zur Übermittlung von Arbeitszeitnachweisen aufgefordert werden, sorgfältig prüfen. Eine anlasslose Anforderung von Arbeitszeitnachweisen ist unzulässig.
