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Ihr PWWL-Redaktionsteam
Das Ende des Jahres rückt näher und damit auch die Freude auf die Feiertage. Allerdings sind wie bei jeder Feierlichkeit vorher noch einige Erledigungen zu machen. Wer kennt nicht die ewigen Einkaufslisten und die Geschenke, die noch eben kurz vor Weihnachten gekauft werden müssen? Welche Dinge aus arbeitsrechtlicher Sicht im Jahr 2023 noch erledigt werden sollten, möchten wir Ihnen nachfolgend in einem kurzen Überblick näherbringen.
Überprüfen Sie Ihre Arbeitszeitkonten. Müssen diese zum Jahresende auf Null stehen und gibt es noch ausreichend Ausgleichsmöglichkeiten?
Zahlen Sie Ihren Mitarbeitenden Weihnachtsgeld? Dann ist es Zeit, dieses zu veranlassen. Oder erhalten Ihre Mitarbeitenden Provisions- oder Bonuszahlungen, welche sich auf das Kalenderjahr beziehen? Falls die Boni auf Zielen beruhen, achten Sie entsprechend der geltenden Regelungen darauf, dass Sie den Grad der Zielerreichung rechtzeitig feststellen.
Wird eine Einmalzahlung in den Monaten Januar, Februar oder März 2024 fällig, so ist gegebenenfalls die sog. Märzklausel (§ 23a Abs. 4 SGB IV) bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten. Die Märzklausel besagt, dass in der Zeit vom 1. Januar bis zum 31. März geleistete Einmalzahlungen beitragsrechtlich dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Kalenderjahres (also dem Dezember 2023) zuzuordnen sind, wenn sie im Auszahlungsmonat nicht in vollem Umfang beitragspflichtig werden. Wird dies übersehen, kann es zu Nachzahlungsforderungen kommen.
Genauso wichtig ist es, dass neue Ziele für das kommende Kalenderjahr rechtzeitig festgelegt bzw. zwischen Ihnen und den Mitarbeitenden vereinbart werden. Falls Ihr Bonussystem auf Zielvereinbarungen beruht, tragen Sie als Arbeitgebende die Initiativlast für Verhandlungen über eine Zielvereinbarung. Kommen Sie dieser Initiativlast nicht bzw. nicht rechtzeitig nach und kommt es infolgedessen dazu, dass entweder gar keine Zielvereinbarung oder eine Zielvereinbarung erst während der Zielperiode abgeschlossen wird, kann die betroffene Person gegebenenfalls einen Schadensersatzanspruch in Höhe von bis zu 100 Prozent des entgangenen Bonus geltend machen. Dies gilt Übrigens auch bei einer unterbliebenen bzw. verspäteten Zielvorgabe.
Halten Sie Ziele für das kommende Kalenderjahr daher vor Jahresbeginn schriftlich fest und holen Sie sich eine entsprechende Erklärung der bonusberechtigten Person ein.
Gesetzliche Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen enden häufig zum Ende eines Kalenderjahres. Gibt es noch Ansprüche, die Sie rechtzeitig vor Jahresende gegen Mitarbeitende geltend machen müssen? Gibt es Aufbewahrungsfristen, die enden, so dass Sie aussortieren können oder aus datenschutzrechtlichen Gründen vielleicht sogar müssen?
Arbeitgebende, die mehr als zehn Mitarbeitende beschäftigen, sind bis zum 31. Dezember 2023 zur Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs verpflichtet.
Eines der wichtigsten arbeitsrechtlichen Themen der vergangenen Jahre waren die Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zum Verfall und zur Verjährung von Urlaubsansprüchen.
Nach der Rechtsprechung des BAG erlischt der Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub nur dann am Ende eines Kalenderjahres oder eines zulässigen Übertragungszeitraums, wenn Arbeitgebende ihre Mitarbeitenden zuvor in die Lage versetzt haben, ihren Urlaubsanspruch wahrzunehmen, und die Mitarbeitenden den Urlaub aus freien Stücken nicht genommen haben. Arbeitgebende haben insofern eine Mitwirkungsobliegenheit. Diese besteht darin, dass sie ihre Mitarbeitenden rechtzeitig, konkret und in transparenter Art und Weise über ihren individuellen Urlaubsanspruch informieren und sie darauf hinweisen müssen, wann dieser verfallen wird. Die Mitwirkungsobliegenheit gilt auch für den arbeitsvertraglichen Mehrurlaub, wenn die Parteien nichts Abweichendes vereinbart haben, bei langzeiterkrankten Mitarbeitenden, wenn diese im Urlaubsjahr zeitweise gearbeitet haben, und für den Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen.
Urlaubsansprüche verjähren nach drei Jahren. Die gesetzliche Verjährungsfrist beginnt nach der Rechtsprechung des BAG erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der oder die Arbeitgebende die Mitwirkungsobliegenheit erfüllt hat. Untätigkeit von Arbeitgebenden kann daher schnell teuer werden. Eine „Obergrenze“ für das Ansammeln von Urlaubsansprüchen gibt es nicht.
Prüfen Sie daher, ob Resturlaubsansprüche bestehen und Sie Ihrer Mitwirkungsobliegenheit im Jahr 2023 schon ausreichend nachgekommen sind.
Im Zweifel sollten Sie Ihre Mitarbeitenden jetzt (noch einmal) über die Anzahl der individuell noch bestehenden Urlaubstage informieren und sie darauf hinweisen, wann diese bei Nichtinanspruchnahme verfallen würden. Zugleich sollten Sie Ihre Mitarbeitenden dazu auffordern, noch bestehenden Urlaub vor dessen Verfall zu nehmen. Aus Beweisgründen sollte dies schriftlich oder elektronisch erfolgen. Hierbei sollten Sie auf einen Zugangsnachweis achten und die Dokumentation zur Personalakte nehmen. Das Informations- und Hinweisschreiben sollten Sie so bald wie möglich versenden, damit Ihre Mitarbeitenden den Urlaub unter Berücksichtigung der betrieblichen Belange noch bis zum Jahresende nehmen können.
Im Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Ein wichtiger Bestandteil des Gesetzes ist, dass Arbeitgebende mit mindestens 50 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle einrichten und betreiben müssen. Für einige Arbeitgebende spezieller Bereiche gilt keine Untergrenze bei der Anzahl der Mitarbeitenden (z. B. Kapitalverwaltungsgesellschaften). Mit den Aufgaben der internen Meldestelle kann entweder eine aus mehreren Mitarbeitenden bestehende unabhängige Arbeitseinheit oder ein Dritter (z. B. ein Anbieter eines digitalen Hinweisgebersystems) betraut werden. Zu den Grundzügen des Hinweisgeberschutzgesetzes haben wir bereits einen Blogbeitrag veröffentlicht (https://pwwl.de/hinweisgeberschutzgesetz-ueberblick-und-praktische-umsetzung/ ).
Für privatwirtschaftliche Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Mitarbeitende sieht das Hinweisgeberschutzgesetz eine Übergangsregelung vor: Für sie gilt die Pflicht zur Einrichtung der internen Meldestelle erst ab dem 17. Dezember 2023. Beschäftigt Ihr Unternehmen in der Regel 50 bis 249 Mitarbeitende, müssen Sie daher bis zum 17. Dezember 2023 eine interne Meldestelle einrichten.
Hierbei unterstützen wir Sie gerne. Wir haben Kooperationen mit Anbietern von digitalen Hinweisgebersystemen und bieten Schulungen für Case-Manager und andere Verantwortliche von Unternehmen an, in denen die erforderliche Sachkunde nach dem Hinweisgeberschutzgesetz vermittelt wird. Gerne führen wir auch Inhouse-Schulungen durch. Die Schulungsteilnehmer erhalten ein Zertifikat. Wir begleiten den Prozess der Einführung des Hinweisgebersystems auch mitbestimmungs- und datenschutzrechtlich und stellen Ihnen die notwendigen Dokumente zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an.
Alles schon erledigt? Wunderbar! Aber auch, wenn noch nicht alle Themen abgehakt sein sollten, wünschen wir Ihnen eine besinnliche Vorweihnachtszeit, entspannte Feiertage und einen guten Rutsch in das neue Jahr. Wir stehen Ihnen gerne helfend zur Seite, sowohl beim Endspurt im Jahr 2023 als auch bei allem, was im neuen Jahr auf Sie zukommt.
