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Wie funktioniert eigentlich….eine Abmahnung?

Mann sitzt ratlos mit Händen am Kopf vor Laptop

Verletzt der Arbeitnehmer eine Pflicht aus dem Arbeitsverhältnis, kann eine Abmahnung oft die richtige Sanktion sein. Doch wie funktioniert eine Abmahnung?

Ist vor jeder Kündigung und bei jeder Pflichtverletzung eine Abmahnung erforderlich?

Nein, eine Abmahnung ist zwar in vielen, aber keineswegs in allen Fällen einer Pflichtverletzung vor Ausspruch eine Kündigung erforderlich.

Eine Abmahnung ist dann nicht erforderlich, wenn

  • nicht zu erwarten ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten in Zukunft ändert,
  • die Pflichtverletzung so schwerwiegend ist, dass der Arbeitnehmer wissen muss, dass sein Verhalten für den Arbeitgeber nicht akzeptabel ist oder
  • wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer durch die Pflichtverletzung zerstört ist, so dass es auch durch eine Abmahnung nicht wiederhergestellt werden kann.    

Warum wird eine Abmahnung ausgesprochen?

Die Abmahnung hat verschiedene Funktionen:

Zum einen soll die Pflichtverletzung und deren Hinweis darauf dokumentiert werden. Aus Beweisgründen sollten die Abmahnung daher immer schriftlich oder in Textform erfolgen.

Außerdem soll der Arbeitnehmer darauf hingewiesen werden, welches Verhalten für den Arbeitgeber nicht akzeptabel ist.

Schließlich soll durch die Abmahnung klargemacht werden, dass in einem Wiederholungsfall die Kündigung droht.

Welchen Inhalt hat eine Abmahnung?

Aus den Funktionen ergeben sich auch gleichzeitig die Voraussetzung für eine Abmahnung.

Die Abmahnung muss konkret aufzeigen, welche Pflicht der Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis verletzt hat und wie er sich in Zukunft zu verhalten hat. Der Arbeitnehmer muss aus der Abmahnung klar und unmissverständlich Art, Ort, und Zeitpunkt der Pflichtverletzung nachvollziehen können. Ungenaue oder schwammige Formulierungen reichen nicht aus. Vielmehr muss der Arbeitgeber konkrete Angaben machen. Der Arbeitgeber muss dabei auch die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers wahren und darf keine falschen Tatsachenbehauptungen aufstellen.

Des Weiteren muss aus der Abmahnung klar hervorgehen, dass bei einer wiederholten Pflichtverletzung das Arbeitsverhältnis gefährdet ist und eine mögliche Kündigung droht.

Sind Fristen zu beachten?

Grundsätzlich sind bei der Erteilung einer Abmahnung keine Fristen einzuhalten, allerdings kann das Abmahnungsrecht dennoch verwirken, wenn sich der Arbeitgeber zu lange Zeit lässt. Denn damit gibt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zu verstehen, dass er das Fehlverhalten toleriert.

Wer darf die Abmahnung unterzeichnen?

Abmahnungsberechtigt sind grundsätzlich alle Personen, die auch kündigungsberechtigt sind. Das sind der Arbeitgeber bzw. dessen Vertreter, wie insbesondere im Handelsregister eingetragene gesetzliche Vertreter sowie Prokuristen und oft auch der Personalleiter.

Kann ein Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung vorgehen?

Der Arbeitnehmer hat verschiedene Möglichkeiten auf eine Abmahnung zu reagieren. Er kann

  • den Arbeitgeber auffordern, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen,
  • eine Gegendarstellung zu Personalakte reichen,
  • zunächst gar nicht reagieren, aber sich in einem etwaigen künftigen Kündigungsschutzprozess auf die Unwirksamkeit der Abmahnung berufen, oder
  • eine Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte erheben.

Fazit:

Bei einer Pflichtverletzung im Arbeitsrecht ist eine Abmahnung oft die richtige Maßnahme. Verletzt der Arbeitnehmer eine Pflicht, so kann der Arbeitgeber ihn abmahnen:

  • Die Pflichtverletzung ist in der Abmahnung konkret zu beschreiben.
  • Die Abmahnung muss eine ausdrückliche Kündigungswarnung enthalten.
  • Die Abmahnung sollte grundsätzlich zeitnah erteilt werden, um eine Verwirkung zu verhindern
  • Die Abmahnung ist von einem Vertreter des Arbeitgebers, der auch kündigungsberechtigt ist, zu unterzeichnen.

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