Verfall von Urlaubsansprüchen: Ein Praxisleitfaden für Arbeitgeber

Mit der Entscheidung vom 19.02.2019 (Az.: 9 AZR 541/15) sorgte das BAG zu Beginn des Jahres für eine Neuinterpretation des Urlaubsrechts mit erheblicher Reichweite. Die Kriterien, die das BAG im Nachgang zu einer EuGH-Entscheidung vom 06.11.2018 für den Verfall von nicht genommenem Urlaub aufstellte, sind von großer Bedeutung und zwingen Arbeitgeber, ihre bisherige Praxis zum Verfall von Urlaubsansprüchen auf den Prüfstand zu stellen und den höchstrichterlich entwickelten Kriterien anzupassen.

Nach den neu entwickelten Grundsätzen verfallen Urlaubsansprüche nur noch, wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer rechtzeitig, konkret und in transparenter Art und Weise auffordert, den Urlaub zu nehmen ‑ dabei also über den konkreten Urlaubsanspruch und geltende Verfallfristen umfassend belehrt ‑ und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch nicht genommen hat.

Zukünftig kein automatischer Verfall von Urlaubsansprüchen

Das BUrlG sieht vor, dass Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen ist. Ausnahmsweise kann nicht genommener Urlaub in das Folgejahr übertragen werden, verfällt dann aber spätestens mit Ablauf des gesetzlichen Übertragungszeitraums zum 31.03. des Folgejahres, sofern sich nicht Anderes aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag ergibt. Bisher galt daher, dass nicht genommener Urlaub zum Jahresende oder mit Ablauf des vertraglich vereinbarten oder des gesetzlichen Übertragungszeitraums automatisch verfällt.

Dies hat sich nun nach der BAG-Entscheidung grundlegend geändert. Die Klärung der sich aus der Entscheidung ergebenden rechtlichen sowie praktischen Folgefragen und -schwierigkeiten obliegt nun vorerst den Instanzgerichten, so dass weitere Änderungen für die Praxis durchaus zu erwarten sein dürften.

Auch Geltendmachung für Vorjahre möglich

So hat nun das LAG Köln in einem Fall entschieden (Az.: 4 Sa 242/18), dass die streitgegenständlichen Urlaubsansprüche des Arbeitnehmers auch aus den Vorjahren nicht verfallen waren, weil der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht konkret aufgefordert hatte, den ausstehenden Urlaub zu nehmen. Somit beschränken sich die neuen Grundsätze zum Verfall von Urlaubsansprüchen nicht bloß auf Urlaubsansprüche aus dem jeweiligen laufenden Kalenderjahr, sondern gelten auch für nicht genommenen Urlaub aus vorangegangenen Kalenderjahren. Anhand dieser Entscheidung wird deutlich, dass die BAG-Rechtsprechung nicht nur Auswirkungen auf die arbeitsrechtliche Zukunft hat, sondern Arbeitgeber sich auch auf die erfolgreiche Geltendmachung nicht genommenen Urlaubs aus den Vorjahren einstellen müssen.

Eine Obergrenze für das „Ansammeln von Urlaubsansprüchen“ ist damit vorerst ebenfalls vom Tisch. Zwar sind solche „Obergrenzen“ dem Arbeitsrecht grundsätzlich nicht fremd, jedoch befanden die Kölner Richter, dass diese auf Urlaubsansprüche vorerst keine Anwendung finden. Gegebenenfalls könnte über diese Frage aber auch das BAG in baldiger Zukunft noch entscheiden.

Umso wichtiger ist es, unter diesen Gesichtspunkten für Arbeitgeber sowohl den zukünftigen Verfall als auch den rückwirkenden Verfall von Urlaubsansprüchen sicherzustellen. Hierfür wollen wir Ihnen einige Tipps an die Hand geben. Bitte beachten Sie, dass diese ggf. zu variieren sind, wenn in Ihrem Betrieb bestimmte Prozesse/Termine individuell- oder kollektivvertraglich geregelt sind.

Was ist also wann zu tun, um Risiken weitestgehend zu minimieren?

Die Antwort ist: Es wird bürokratischer und aufwändiger. Der Arbeitgeber wird den Arbeitnehmern mehrfach im Jahr individualisierte Informationen übersenden müssen, die auch zu Beweiszwecken zur Personalakte genommen werden sollten.

To Do’s zu Beginn des Kalenderjahres

Der Arbeitgeber sollte jeden einzelnen Arbeitnehmer zumindest in Textform darüber informieren, wie viele Urlaubstage ihm konkret in diesem Jahr zustehen Diese Information sollte auf übertragene Urlaubstage aus Vorjahren gesondert hinweisen. Gleichzeitig sollte der Arbeitnehmer daran erinnert werden, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen, damit dieser im laufenden Kalenderjahr gewährt werden kann und ein Verfall am Jahresende bzw. am Ende eines Übertragungszeitraums vermieden werden kann.

To Do’s ca. im dritten Quartal

Im dritten Quartal, aber spätestens im September, sollte der Arbeitgeber erneut jeden Arbeitnehmer einzeln über die exakte Anzahl der ausstehenden Urlaubstage informieren (einschließlich der Urlaubstage aus Vorjahren). Zudem sollten Arbeitnehmer erneut daran erinnert werden, den Urlaub bis zum Ende des Jahres zu nehmen. Es sollte deutlich darauf hingewiesen werden, dass nicht genommener Urlaub – unter Benennung des konkreten Zeitpunktes – verfällt.

To Do’s viertes Quartal

Auch zu Beginn des vierten Quartals – spätestens im November – empfiehlt es sich idealerweise, Arbeitnehmer erneut und im oben genannten Umfang zu informieren und zu erinnern, um den Verfall der nicht genommenen Urlaubstage sicherzustellen.

Gibt es bestimmt inhaltliche Anforderungen für die Arbeitnehmerinformation?

Nach der Rechtsprechung des BAG sind hinsichtlich der Anzahl der ausstehenden Urlaubstage und des Verfalls abstrakte Informationen nicht ausreichend. Daher sollten vom Arbeitgeber die konkrete Anzahl der individuell ausstehenden Urlaubstage sowie die im jeweiligen Fall geltenden konkreten Verfallfristen stets explizit genannt werden.

Allgemeine Hinweise zu den Verfallfristen oder allgemeine Aufforderungen zur Beantragung des ausstehenden Urlaubs in Arbeitsverträgen, Merkblättern oder Kollektivvereinbarungen werden den vom BAG aufgestellten Voraussetzungen nicht gerecht.

Allerdings – und zumindest dies ist positiv – ist es auch nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer während des Jahres laufend aktualisierte Informationen zu seinem Urlaubsanspruch erhält. Zumindest die Information zu Jahresbeginn und im dritten Quartal ist aber dringend zu empfehlen.

Übrigens können für den übergesetzlichen Urlaub abweichende Vereinbarungen getroffen werden.

Fazit

Der Verfall von Urlaubsansprüchen verlangt Arbeitgebern zukünftig die Einhaltung eines umfassenden Pflichtenprogramms ab. Sollten Arbeitgeber ihren Informations- und Aufforderungspflichten nicht im dargelegten Umfang nachkommen, verfallen Urlaubsansprüche nicht mehr. Dies kann unter Umständen auch für die zurückliegenden Kalenderjahre Abgeltungsansprüche in nicht unerheblichem Umfang auslösen. Daher sind Arbeitgeber gut beraten, ihre bisherige Praxis auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls entsprechend der dargelegten Grundsätze anzupassen, um operative und finanzielle Risiken zu minimieren.