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Insbesondere in aktuellen Zeiten von Pandemie wird immer mehr auf Home-Office umgestellt, um persönliche Kontakte zu vermeiden und eine Verbreitung des Virus zu verlangsamen. Nun ist es für Arbeitgeber häufig schwer, für jeden Arbeitnehmer neue Endgeräte zu beschaffen und zu verleihen, damit dieser im Home-Office seiner Tätigkeit weiter nachkommen kann. Es bietet sich also an, wenn dem Arbeitnehmer privat Endgeräte zur Verfügung stehen, diese auch beruflich zu nutzen. BYOD (Bring Your Own Device) heißt die Alternative, bei der es allerdings auch einiges zu beachten gibt:
BYOD ist eine Nutzungsvereinbarung, die die Nutzung privater Endgeräte, wie Notebooks, Tablets und Smartphones zu betrieblichen Zwecken ermöglicht. Charakteristisch für BYOD ist, dass das Endgerät bei betrieblicher Nutzung im Privateigentum des Arbeitnehmers bleibt. Der Arbeitnehmer bleibt zudem weiterhin berechtigt, dass Gerät privat zu nutzen. Das Endgerät muss dabei nicht im Alleineigentum des Arbeitnehmers stehen, aber nur er allein ist berechtigt, das Endgerät betrieblich zu nutzen.
Grundsätzlich bringt BYOD durch die damit einhergehende Vermischung von Privatem und Betrieblichem verschiedene Risiken mit sich. Angezeigt ist eine zum Arbeitsvertrag ergänzende Vereinbarung. Insbesondere der Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie der Umgang mit personenbezogenen Daten ist durch BYOD einem gewissen Risiko ausgesetzt.
Besonders wichtig für die Einführung von BYOD ist die Trennung von privaten und betrieblichen Inhalten auf dem Endgerät, da ansonsten datenschutzrechtliche Schwierigkeiten insbesondere nach Art. 32 Abs. 1 DS-GVO entstehen würden. Die Trennung von privaten und betrieblichen Inhalten kann einerseits physisch vorgenommen werden, beispielsweise durch auf dem Endgerät installierte Anwendungen. Andererseits kann die Trennung aber auch durch die Verwendung verschiedener Benutzerkonten oder Virtualisierungstechniken herbeigeführt werden.
Ein großes und sofort ersichtliches Problem aller Datenschützer ist die Datenvermeidung und das Verbot der Datensicherung auf dem Endgerät sicherzustellen, dessen Festlegung allein dem Arbeitgeber als Verantwortlichem obliegt. Eine Schutzmaßnahme der Datenvermeidung i.S.d. Art 32 Abs. 1 DS-GVO, um die lokale Verbreitung personenbezogener Daten und betrieblicher Informationen auf dem Endgerät zu vermeiden, könnte beispielsweise ein Zugriff mittels VPN auf einen Server des Arbeitgebers darstellen.
Neben datenschutzrechtlichen und arbeitsrechtlichen Regelungskomplexen spielen auch die Sicherstellung eines Software-Lizenzmanagements und die Einhaltung von IT-Sicherheit im Unternehmen eine wichtige Rolle. In lizenzrechtlicher Hinsicht sollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass er über die erforderlichen Nutzungsrechte verfügt, falls bestimmte Software auf den Endgeräten der Arbeitnehmer installiert werden soll. Ebenso ist zu gewährleisten, dass bereits auf den Endgeräten der Arbeitnehmer installierte Software, die nur zur privaten Nutzung lizenziert ist, nicht für betriebliche Zwecke genutzt wird. Um solche Lizenzstreitigkeiten zu vermeiden, empfehlen wir, nur mittels Fernzugriff auf den Servern des Arbeitgebers zu arbeiten.
Wie sieht es mit der Privatnutzung des Endgeräts während der Arbeitszeit aus? Einerseits steht das Endgerät im Eigentum des Arbeitnehmers, andererseits ist natürlich die Arbeitsleistung eine vom Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zu erbringende höchstpersönliche Pflicht. Kann man dem Arbeitnehmer also nun einfach die private Nutzung des Endgeräts untersagen? Das Endgerät steht ja schließlich im Eigentum des Arbeitnehmers. Würde er aber an einem Endgerät des Arbeitgebers arbeiten, dürfte er in der Regel auch keiner privaten Nutzung etwaiger Endgeräte nachkommen. Um eine unangemessene Benachteiligung des Arbeitnehmers zu verhindern, ist es meist ratsam, eine Ausnahme in die Nutzungsvereinbarung aufzunehmen, die dem Arbeitnehmer gestattet, das Endgerät zu privaten Zwecken zu nutzen, soweit es eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit in Anspruch nimmt und notwendig ist wegen eines in der Person des Arbeitnehmers liegenden Grundes, den er selbst nicht zu verschulden hat.
Unter Beachtung der strikten Trennung von Privatem und Betrieblichem auf dem Endgerät kann BYOD eine gute Möglichkeit darstellen, um eine Tätigkeit im Home-Office zu erleichtern. Am besten hält man die BYOD Vorgaben in einer Nutzungsvereinbarung ergänzend zum Arbeitsvertrag fest.
