Zurück in die digitale Steinzeit: Änderungsbedarf für ALLE Arbeitsverträge!

In Deutschland existiert seit 1995 das Nachweisgesetz. Arbeitgeber haben danach gegenüber Arbeitnehmer:innen wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich nachzuweisen. In der Praxis hat dieses Gesetz bislang wenig Beachtung gefunden, da es keine unmittelbaren Sanktionen gegen Verstöße vorsah. Aufgrund europarechtlicher Vorgaben war der deutsche Gesetzgeber nun zur Änderung des Nachweisgesetzes verpflichtet. Die Bundesregierung hat hierzu einen Gesetzesentwurf vorgelegt, welcher zahlreiche Änderungen des Nachweisgesetzes vorsieht. Diesen Gesetzesentwurf hat der Bundestag am 23. Juni 2022 gebilligt. Nach Zustimmung durch den Bundesrat können die Gesetzesänderungen zum 1. August 2022 in Kraft treten. Aufgrund einer Erweiterung der nachzuweisenden Vertragsbedingungen und geplanter Sanktionen rückt das Nachweisgesetz nun in den Fokus.

Welche Änderungen sind vorgesehen?

Die Änderungen am Nachweisgesetz erfolgen zur Umsetzung der am 31. Juli 2019 in Kraft getretenen EU-Richtlinie 2019/1151 vom 20. Juni 2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union („Arbeitsbedingungenrichtlinie“). Die Vorgaben der Richtlinie dienen unter anderem der Schaffung von Transparenz und Vorhersehbarkeit im Arbeitsverhältnis. Folgende Änderungen des Nachweisgesetzes sieht der Entwurf vor:

Erweiterung der schriftlich nachzuweisenden Vertragsbedingungen 

Bisher hat der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern folgende Arbeitsbedingungen schriftlich nachzuweisen: Name und die Anschrift der Vertragsparteien, Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, bei befristeten Arbeitsverhältnissen zudem die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses, den Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann, eine kurze Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit, die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit, die vereinbarte Arbeitszeit, die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs, die Kündigungsfristen und zuletzt einen in allgemeiner Form gehaltenen Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.

Das neue Nachweisgesetz sieht unter anderem folgende Erweiterungen vor:

• Ggf. einen Hinweis auf die Möglichkeit der freien Wahl des Arbeitsortes;
• Dauer der Probezeit, sofern vereinbart;
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung;
• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen;
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen;
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers – die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist;
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage – § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden;
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

Die nunmehr nachzuweisenden Informationen gehen daher deutlich über die bisherigen Angaben hinaus und enthalten darüber hinaus Angaben, die in dieser Form bislang in keinem Arbeitsvertrag enthalten sein dürften.

Nachweisfristen

Für den schriftlichen Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen gelten unterschiedliche Fristen.

Bei Arbeitnehmern, deren Arbeitsverhältnisse am 01. August 2022 oder später beginnen, fordert der Gesetzesentwurf für einige der aufgezählten Arbeitsbedingungen einen schriftlichen Nachweis am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses – bei anderen Arbeitsbedingungen soll ein Nachweis binnen sieben Tagen beziehungsweise binnen eines Monats nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses genügen. Dies gilt auch, wenn ein Arbeitsvertrag bereits abgeschlossen wurde. 

Für Arbeitnehmer, die bereits vor Inkrafttreten der Gesetzesänderung in einem Arbeitsverhältnis standen, sieht der Gesetzesentwurf eine Nachweispflicht des Arbeitgebers auf Verlangen des Arbeitnehmers vor. Einige in der Neufassung des Nachweisgesetzes näher bezeichnete Arbeitsbedingungen wie das Arbeitsentgelt und die Arbeitszeit muss der Arbeitgeber dann innerhalb von 7 Tagen schriftlich nachweisen. Diese kurze Nachweisfrist verdeutlicht: Arbeitgeber sollten sich auf die Änderungen des Nachweisgesetzes vorbereiten. 

Stellen Arbeitnehmer nach Inkrafttreten des Gesetzes gehäuft Anträge auf einen schriftlichen Nachweis der Arbeitsbedingungen, ohne dass der Arbeitgeber hierfür Prozesse und Verfahren definiert hat, dürfte dies angesichts der kurzen Nachweisfristen regelmäßig zu einer Überforderung der Personalabteilung führen.

Geplante Sanktionen: Bußgeld bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz 

Das neue Gesetz sieht erstmals konkrete Sanktionen bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz durch den Arbeitgeber vor. Weist der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig nach, droht dem Arbeitgeber ab dem 1. August 2022 ein Bußgeld von bis zu zweitausend Euro. Das Bußgeld kann pro Verstoß verhängt werden – werden die Anforderungen des Nachweisgesetzes bei mehreren Arbeitsverhältnissen nicht erfüllt, kann dies für Arbeitgeber teuer werden.

Nachweis des bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltenden Verfahrens?

Besonders problematisch für die Vertragsgestaltung erscheint die neue Pflicht zum Nachweis des bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltenden Verfahrens. Explizit führt das neue Nachweisgesetz lediglich das Schriftformerfordernis bei Kündigungen, einen Hinweis auf die Kündigungsfristen sowie einen Hinweis auf die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage nach § 4 KSchG auf.

Was aber gilt hinsichtlich der Vielzahl weiterer Verfahrensvorschriften, wie der Anhörung des Betriebsrats vor Ausspruch einer Kündigung oder der Einholung der Zustimmung des Integrationsamts bei der Kündigung schwerbehinderter Arbeitnehmer? Ob und in welcher Detailschärfe diese und weitere Verfahrensvorgaben nach dem Gesetzesentwurf schriftlich nachgewiesen werden müssen, ist angesichts des vagen Wortlauts der Gesetzesänderung vollkommen unklar. Ob die Rechtsprechung aus einem fehlerhaften Hinweis Schadenersatzansprüche der Arbeitnehmer oder gar einen Grund für die Unwirksamkeit einer Kündigung herleiten wird, bleibt ebenso abzuwarten.

Faktisches Schriftformerfordernis für alle Arbeitsverträge durch das neue Nachweisgesetz?

Zwingende Schriftformerfordernisse sind bislang im deutschen Arbeitsrecht nur vereinzelt anzutreffen, etwa bei Befristungen. Das (neue) Nachweisgesetz fordert zwar den umfangreichen schriftlichen Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen – ein Verstoß gegen dieses Gebot, etwa durch einen Arbeitsvertrag in (nicht-qualifizierter) elektronischer Form, führte und führt aber nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrages. Arbeitgeber können daher theoretisch auch weiterhin (unbefristete) Arbeitsverträge elektronisch mittels gängiger digitaler Signaturprogramme wirksam abschließen. Wenn sie dabei aber ein Bußgeld nach dem neuen Nachweisgesetz vermeiden wollen, müsste der Arbeitsvertrag schriftlich oder nach streitiger Auffassung auch qualifiziert elektronisch signiert sein (§§ 126, 126a BGB). Da kaum ein Arbeitnehmer über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen wird, ist die Diskussion um qualifiziert elektronisch signierte Arbeitsverträge überflüssig und dieser Weg in der Praxis nicht gangbar. Es verbleibt daher in der Praxis nur der Weg, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich („pen&paper“) nachzuweisen – die elektronische Form ist für diesen schriftlichen Nachweis ausdrücklich ausgeschlossen. Damit erzeugt das Nachweisgesetz einen faktischen Zwang zum Abschluss schriftlicher Arbeitsverträge bzw. schriftlicher Niederlegung der wesentlichen Arbeitsbedingungen und ebnet somit den Weg in die digitale Steinzeit für das Arbeitsrecht. 

Was folgt daraus für die Praxis? – Alle Arbeitgeber müssen nun aktiv werden!

Angesichts der nach der Gesetzesänderung vorgesehenen kurzen Nachweisfristen und finanziellen Sanktionen müssen Arbeitgeber bereits jetzt die von ihnen verwendeten Arbeitsvertragsmuster mit den Gesetzesänderungen abgleichen und die Muster anpassen. Insbesondere Themen wie das nach dem neuen Nachweisgesetz schriftlich nachzuweisende Verfahren bei Kündigungen sowie ein Hinweis auf die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage und Ruhezeiten dürften sich bisher in den wenigsten Arbeitsvertragsmustern finden.

Für Bestandsmitarbeiter oder Arbeitnehmer, die bereits einen am 1. August 2022 oder später startenden Vertrag unterschrieben haben, sollte entweder eine schriftliche Vertragsergänzung oder eine schriftliche Musterinformation über die wesentlichen Arbeitsbedingungen vorbereitet werden, damit der Arbeitgeber bei Anfragen der Arbeitnehmer fristgerecht reagieren kann.

Zudem ist die zukünftige Handhabung der Anforderungen des Nachweisgesetzes durch die Rechtsprechung im Blick zu behalten.