Wie funktioniert eigentlich… ein Arbeitszeugnis? Teil II

Auch wenn aus Sicht des Personalers der Wert von Arbeitszeugnissen vielfach begrenzt sein mag und die Bewertungen nicht zwingend eine große Rolle für die Einstellungsentscheidung spielen, so sind Arbeitszeugnisse dennoch für Arbeitnehmer von enormer Bedeutung. Am deutschen Arbeitsmarkt wird nach wie vor erwartet, dass Stationen im Lebenslauf durch möglichst aussagekräftige Zeugnisse lückenlos belegt werden. Mag der Wert sehr positiver Zeugnisse auch limitiert sein, so ist jedenfalls nicht zu unterschätzen, wie nachteilig eine – möglicherweise versteckte – negative Bewertung in einem Bewerbungsprozess sein kann. Selbst der Personaler muss je nach Formulierung die üblichen Zeugnis-„Kochbücher“ konsultieren, weil man oft nicht sicher sein kann, ob ein bestimmter Wortlaut nicht doch verklausuliert etwas ganz anderes aussagt. Für beide Seiten heißt es also auf der Hut zu sein.

Im ersten Teil unseres Beitrages “Wie funktioniert eigentlich… ein Arbeitszeugnis?” haben wir uns mit der grundsätzlichen Verpflichtung des Arbeitgebers zur Zeugniserteilung, mit der Unterscheidung zwischen qualifiziertem und einfachem Arbeitszeugnis und den allgemeinen Formulierungsgrundsätzen befasst.

In diesem zweiten Teil soll es vor allem darum gehen, wie ein Arbeitszeugnis richtig erstellt wird, welche Formulierungen für die Bewertung des Arbeitnehmers zu verwenden sind und welche möglichen Rechtsfolgen drohen, wenn Fehler gemacht werden.

Der Aufbau und die richtige Form des Arbeitszeugnisses

Bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses gibt es einige Formvorgaben, die vom Arbeitgeber zwingend einzuhalten sind:

• Das Arbeitszeugnis ist grundsätzlich schriftlich zu erteilen und muss vom Arbeitgeber oder einem für ihn handelnden Vertreter unterschrieben werden.
• Der Arbeitgeber muss als Aussteller im Rechtsverkehr erkennbar sein. Hierfür sollte eine kurze Beschreibung der Branche oder des Geschäftsgegenstandes des Arbeitgebers erfolgen.
• Angabe des Ausstellungsdatums.
• Angabe von Name, Vorname und Geburtsdatum des Arbeitnehmers.
• Das Zeugnis muss sauber, ordentlich und lesbar sein – Radierungen, Durchstreichungen und Verbesserungen sind ebenso unzulässig wie Knicke oder Eselsohren.
• Rechtschreibfehler sind zu vermeiden.
• Geheimzeichen sind unzulässig.

Abweichungen hinsichtlich der Formerfordernisse muss der Arbeitnehmer nicht hinnehmen. So ist beispielsweise eine Unterschrift in Kinderschreibschrift oder eine diagonale Unterschrift nicht zulässig, wenn der Unterzeichner üblicherweise anders zeichnet.

Aus welchen Formulierungen ergibt sich welche Note?

Die Zeugnissprache wird auch gerne als eine Art „Geheimsprache“ bezeichnet. So geheim ist die Sprache allerdings gar nicht. Für jede Note, die verteilt wird gibt es feste Formulierungen und Textbausteine, die man Zeugnis-„Kochbüchern“, zahlreichen Webpages oder aber IT-gestützten Zeugnisgeneratoren entnehmen kann. Wenn man diese einmal verinnerlicht hat, ist das alles gar nicht mehr so schwierig.

Zunächst stellt sich allerdings die Frage, welche Noten überhaupt vergeben werden können. Die Leistungsbewertung wird üblicherweise in Schulnoten ausgedrückt. Dabei können die Noten sehr gut, gut, befriedigend, ausreichend und mangelhaft vergeben werden.

Mit „ausreichend“ wird die Leistung bewertet, wenn sie zur Zufriedenheit des Arbeitgebers erledigt wurde. Für die Note „befriedigend“ ist der Zusatz „stets“, „immer“, „jederzeit“ oder „zur vollen“ notwendig. Ein „Gut“ wird mit dem Ausdruck „stets zur vollen Zufriedenheit“ vergeben. Der Ausdruck „stets zur vollsten Zufriedenheit“ bewertet den Arbeitnehmer mit einem „Sehr gut“. Mangelhafte oder ungenügende Leistungen werden in der Regel nur sehr verhalten dargestellt. Die übliche Umschreibung für „mangelhaft“ ist „im Großen und Ganzen“ Die Leistung ist zudem ungenügend, wenn zum Ausdruck gebracht wird, dass der Arbeitnehmer mit Fleiß und Interesse die Arbeit durchgeführt hat oder sich bemüht hat.

Einen Anspruch auf ein „gutes“ Zeugnis haben Arbeitnehmer entgegen eines verbreiteten Irrglaubens übrigens nicht. Wohlwollend heißt nämlich nicht „gut“, so dass Arbeitgeber natürlich Leistungen entsprechend der Realität bewerten können. Der grundsätzliche Maßstab ist dabei stets eine durchschnittliche Leistung, also ein Befriedigend. Wenn der Arbeitnehmer meint, seine Leistung sei überdurchschnittlich – also gut oder sehr gut – gewesen, so trägt er hierfür die Darlegungs- und Beweislast im Streitfall.

Welche Rechtsfolgen entstehen bei der Nichtausstellung oder bei unrichtiger Ausstellung des Arbeitszeugnisses?

Kommt der Arbeitgeber seiner Nebenpflicht aus dem Arbeitsverhältnis nicht oder nur unzureichend nach, so stellt sich die Frage, welche Rechtsfolgen für den Arbeitgeber entstehen können. In Betracht kommen Schadensersatz– und Erfüllungsansprüche seitens des Arbeitnehmers. Wurde gar kein Zeugnis ausgestellt oder eines, das den Anforderungen des Arbeitszeugnisses nicht genügt, so behält der Arbeitnehmer seinen Erfüllungsanspruch. Für den Schadensersatzanspruch ist danach zu differenzieren, ob es sich um einen Schaden handelt, der aus der Verzögerung der Leistungserbringung entstanden ist oder um einen Schaden, der in der Nichterfüllung begründet liegt. Als Schaden kommt insbesondere ein Verdienstausfall – mindestens für die Dauer der Probezeit ‑ in Betracht. Allerdings muss der Arbeitnehmer darlegen und beweisen, dass ihn ein anderer Arbeitgeber wegen des fehlenden, unbrauchbaren, mangelhaften oder nicht wahrheitsgemäßen Zeugnisses nicht eingestellt hat, ihn aber eingestellt hätte, wenn er rechtzeitig ein ordnungsgemäßes Zeugnis hätte vorlegen können.

Übrigens kann es auch zu solchen Schadensersatzansprüchen kommen, wenn mündliche Auskünfte/Referenzen vom (vereinbarten) Zeugnisinhalt abweichen. Es ist also große Vorsicht geboten, wenn ein Vorgesetzter „mal eben“ einem Bekannten Auskunft über den Ex-Mitarbeiter gibt. Solche Referenzen sollten daher alleine durch die Personalabteilung gegeben werden, denn nur diese kennt das Zeugnis und etwaige diesbezügliche Vereinbarungen. Entsprechende interne Anweisungen empfehlen sich, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Fazit

Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses ist für den Arbeitgeber verpflichtend. Beachtet man die diversen Vorgaben und hält sich an die Formalien, so lässt es sich oftmals vermeiden, mit dem Arbeitnehmer darüber zu streiten. Gerade bei ungeliebten Ex-Mitarbeitern mag es manchmal verlockend sein, vom Standard abzuweichen. Der kurzzeitige Triumph ist jedoch selten Zeit und Kosten eines Rechtsstreits wert.