Aufgrund der aktuellen Ausgangs- und Reisebeschränkungen möchten zurzeit viele Arbeitnehmer bereits beantragten und genehmigten Urlaub zurückgeben. Zudem wird kaum Urlaub neu genommen, sondern viele warten ab, wie sich Reise- und Ausgangsbeschränkungen entwickeln, um den Urlaub dann zu nehmen, wenn Reisen wieder möglich sind.
Während Arbeitgeber den Wunsch nach einer Rückgabe des bereits gewährten Urlaubs ablehnen können, stellt sich die Frage, wie die noch verbleibende Urlaubsplanung so gesteuert werden kann, dass nicht alle Mitarbeiter bis zu den letzten Wochen des Jahres mit dem Urlaubsantrag warten. Dies wäre weder im Interesse des Arbeitgebers noch der Arbeitnehmer. Vielmehr ist eine frühzeitige Urlaubsplanung für eine gleichmäßige Verteilung der Urlaubsabwesenheiten im Kalenderjahr erforderlich. Das ist nicht nur aus operativen Gründen für das Kapazitätsmanagement aus Sicht des Arbeitgebers wichtig. Durch die richtige Planung kann sichergestellt werden, dass der Arbeitsbedarf abgedeckt und gleichzeitig eine zu hohe Auslastung der anwesenden Mitarbeiter vermieden wird. Auch für die gerechte Berücksichtigung der Urlaubswünsche aller Mitarbeiter ist eine rechtzeitige Planung unerlässlich.
In Betrieben mit Betriebsrat unterliegt die Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und damit insbesondere die Urlaubsplanung der Mitbestimmung des Betriebsrats, während der Umfang des Urlaubsanspruchs mitbestimmungsfrei ist.
Um die vor allem für das Jahr 2020 noch verbleibende Urlaubsplanung zu steuern und sicherzustellen, dass der Urlaub auch bei fehlenden oder eingeschränkten Reisemöglichkeiten rechtzeitig genommen und dabei unter Berücksichtigung von Kapazitäten und möglichen Vertretungen sinnvoll über das Jahr verteilt wird, ist eine Betriebsvereinbarung zu empfehlen. Als wesentliche Regelungsinhalte kommen insbesondere die folgenden in Betracht:
- Verfahren und Zeitraum zur Einreichung von Urlaubswünschen,
- Prüfung der Wünsche durch die Führungskraft innerhalb bestimmter Fristen,
- Festlegung eines Urlaubsplans,
- Verfahren und Kriterien für das Vorgehen bei Kollisionen von Urlaubswünschen, einschließlich Vorrangregelungen,
- Regelung zur gegenseitigen Vertretung,
- Mindestbesetzungen für bestimmte Abteilungen,
- Festlegung von Urlaubssperren für bestimmte Zeiträume und/oder für bestimmte Teile der Belegschaft,
- Festlegung von Betriebsferien sowie
- Verfahren für die Festsetzung der zeitlichen Lage des Urlaubs für einzelne Arbeitnehmer, wenn zwischen dem Arbeitgeber und dem jeweiligen Arbeitnehmer keine Einigung über den Urlaubszeitraum zustande kommt.
Die Möglichkeiten der Gestaltung der Urlaubsgrundsätze variieren dabei insbesondere je nach Branche, Größe des Unternehmens, Aufgabenbereichen und Anforderungen im Hinblick auf das Kapazitätsmanagement. Die tatsächlichen Anforderungen sollten im Unternehmen geprüft und die genaue Ausgestaltung einer Betriebsvereinbarung zu Urlaubsgrundsätzen im Interesse von Arbeitnehmern und Arbeitgeber daran ausgerichtet werden.
